ما هو المشروع ومن هم المشاركين فيه

في هذا المقال سنتعرف على مصطلحين مُهمين وهما (Project and Stakeholders - المشروع والأطراف المُشاركة فيه).

المشروع هو عمل مؤقت مُحدد زمنياً لإنجازه، وينتج عن هذا العمل نتائج فريدة من نوعها، وعندما نقول عمل مؤقت فهي صفة للمشروع وليس للمنتج الناتج عن المشروع لأن المنتج لا ينتهي بنهاية المشروع. أما عند الإنتهاء من العمل على المشروع سنقوم على سبيل المثال بأعمال دعم وصيانة مُستمرة للمشروع، وهذه الأعمل المُتكررة هي ما يُطلق عليه بالـ (Operations)، فمن الضروري التمييز بين هذه الأعمال المُتكررة بشكل يومي والمشاريع، فهما مصطلحين مُختلفين.

أي عمل جديد يُطلب تنفيذه ضمن المشروع (New Features or Functions) إذا لم يكن مُتداخلا مع العمل الحالي، ولا يتوافق معه، ويحتاج إلى مجموعة مهارات جديد... سيكون من الأفضل تنفيذه ضمن مشروع جديد.

والآن بعد تعرفنا على ماذا تعني كلمة "مشروع"، دعونا نتسائل لماذا المشاريع موجودة...

في الحقيقة على أرض الواقع وُجدت المشاريع لتحقيق أهداف المُنظمة/المؤسسة وهو ما يُسمى بـ(Business Goals)، وأيضاً لإحداث تغيير إيجابي وذلك بتطوير وتحسين المنتجات والخدمات.ومن الضروري التنويه أنه يتوجب علينا دائماً أن نقوم بالربط بين المشاريع وما سوف تحققه من أهداف تتوافق من إستراتيجية المنظمة، وبذلك سنتمكن من الحصول على دعم وأولوية لتنفيذ المشاريع، فأصحاب القرار في المُنظمة لا يمنحوا المشاريع المطروحة الدعم إلا إذا كانت هذه المشاريع تتوافق مع إستراتيجية المُنظمة.

من هم الأطراف المُشاركة في المشروع (Stakeholders):

كل شخص/مُنظمة يُؤثر أو يتأثر بالمشروع بشكل إيجابي أو سلبي يُعتبر طرف مُشارك في المشروع، وعلى مدير المشاريع الناجح أن يقوم بتحديد كل الأطراف التي ستشارك بالمشروع قبل البدء بالعمل على المشروع، ومن ثم تقديم الدعم لهم، وفهم توقعاتهم. وسنطرح فيما يلي أمثلة على المُشاركين في المشاريع.

صاحب العمل: هو من يقوم بشراء الخدمة أو المنتج (وبالتالي دفع التكاليف)، وهو من يقوم بتحديد المنفعة والغاية من المشروع.

فريق العمل: هم مجموعة من الناس، بما في ذلك مدير المشروع، وهم الذين سيكملون عمل المشروع وفقاً للخطة والجدول الزمني المُتفق عليهم، وعلى فريق العمل الإمتثال بمعايير الجودة المطلوبة.

فريق إدارة المشروع: في المشاريع الكبيرة، قد يكون هناك الكثير من العمل في إدارة المشروع بحيث لا يمكن لشخص واحد القيام به. لذلك، قد يختار مدير المشروع بعض أعضاء فريق المشروع للمساعدة في إدارة المشروع.

مدير فريق العمل (Functional/Resource Manager): هو الشخص المسؤول عن فريق العمل في قسم مُعين (الموارد البشرية المُنفذة للمشروع)، وهو مسؤول عن الموافقة على الجدول الزمني الذي سيلتزم به الفريق لتنفيذ المشروع، ويجب عليه تقديم التوصيات اللازمة للتحسين المُستمر قدر الإمكان.

مدير المشروع (Project Manager): هو الشخص المسؤول عن إدارة المشروع لتحقيق الأهداف المطلوبة وتقديم قيمة وفوائد للجهة التي يعمل معها، وهو من يقود ويوجه الجهود التخطيطية في المشروع، ومسؤول عن خلق بيئة تواصل مرنة بين كل الأطراف، وعلى مدير المشروع أن يكون دائماً على معرفة إذا كان المشروع يسير وفقاً للجدول الزمني والتكلفة المتفق عليهما أم لا.... للتنويه: يجب تحديد مدير المشروع في المراحل الأولى من المشروع كحد أقصى.