تقسيم الوقت إلى كِتل زمنية لتكون أكثر إنتاجية.

في هذه التدوينة ستتعلم كيفية إدارة الوقت بطريقة تقسيم يومك إلى مجموعات وكتل زمنية من خلال التخطيط الأسبوعي ومعرفة ماهي المهام التي ستخصص وقت لها في يومك

اذا كنت تشعر أنك لم تحظى بالنظام المثالي لإنجاز مهامك. فأنت لست وحدك , فوفقًا للباحثين في دراسة حديثة إن 40٪ من قوائم المهام تظل غير مكتملة وهو أمر يسهل تصديقه بالنسبة لأي شخص يقوم بعمل قائمة مهام بانتظام.

ثم إن الشيء الوحيد الذي يمكنك التفكير به قبل موعد نومك, هو جميع المهام التي لم تكملها خلال اليوم وسيتعين عليك إضافتها جميعاً إلى قائمة الغد اللانهائية فقط لتكرارها مرة أخرى في اليوم التالي.

هل هذه هي الطريقة التي من المفترض أن نعيش بها حياتنا؟

دعنا نرى ما إذا كانت هناك طريقة أفضل للتعامل مع يومنا وإنجاز الأمور.

ما هو تقسيم الوقت إلى كتل؟

هو نهج لإدارة الوقت يركز على هيكلك اليومي بدلاً من محاولة التنبؤ بالوقت الذي ستستغرقه كل مهمة. تقوم الكتل الزمنية بمنهجة حياتك بطريقة جديدة تماماً , إذ تمنحك هيكلًا لأيامك وأسابيعك وشهورك وسنواتك.

عندما تقوم بتقسيم يومك إلى كتل زمنية فأنك تنشئ بيئة يكون لديك فيها فترة زمنية محددة لكل هدف من أهدافك. وخلال هذه الفترة الزمنية يمكنك التركيز فقط على الأنشطة والمهام التي تقربك من هدف معين.

إذا كنت تعمل على بودكاست فأنت إما تقوم بالتسجيل أو التعديل أو التخطيط أو النشر , ولكنك لا تقوم بالرد على الرسائل أو تدير تواجدك على وسائل التواصل الاجتماعي.

لماذا علينا تقسيم الوقت إلى كتل؟

أليست قائمة المهام المعتادة جيدة بما يكفي لإنجاز المهام؟

للأسف , الإجابة هي: لا.

قوائم المهام رائعة وعملية. لكننا لا نريد لقائمة المهام بأن تدير حياتك. من ناحية أخرى تمنحنا تقنية تقسيم الوقت إلى كِتل رؤية أفضل للصورة الكبيرة والمرونة دون المخاطرة بفقدان الأشياء أثناء خلطها والقيام بها معاً وأيضاً تمنحنا الرضا بمعرفة أننا حققنا أقصى استفادة من يومنا.

انظر إلى قائمة المهام الخاصة بك لهذا اليوم. كيف تبدو؟

معظم الناس يضعون قائمة طويلة من المهام ويبالغون في تقدير ما يمكنهم فعله في يوم واحد ويقللون من شأن ما يمكنهم تحقيقه في غضون عام. وأفضل دليل على المبالغة في ما يمكننا القيام به في يوم واحد هو قائمة المهام اليومية الطويلة.

أنا لا ألومك ، فأنا أيضاً أريد أن أفعل الكثير من الأشياء في يومي وأريد الاستفادة القصوى من اليوم. وأريد أن أنام وأنا راضٍ عما أنجزته ومتحمساً لما سأحققه غداً.

نود الحصول على مزيد من الساعات لنكون قادرين على القيام بالمزيد من الأشياء ولكن ما يجب أن نعرفه هو أن لدينا حقاً الوقت اللازم للقيام بكل ما نريد.

إنها مجرد مسألة معرفة كيفية إدارة الوقت الذي لدينا بشكل جيد.

كل مهمة ومهما كانت بسيطة وصغيرة يتم إنجازها في وقت محدد ولا يوجد شيء يمكننا القيام به حيال استمرار تقدم الدقائق في يومنا ومانفعله بتلك الدقائق هو إلى حد كبير قرارنا الشخصي ولكن الدقائق لن تتوقف أبداً. يمكن أن ينتج عن ذلك قلق يتملكنا أو يمكن أن يوقظنا على حقيقة أننا بحاجة إلى أن نكون أكثر حكمة عند التخطيط لمهامنا اليومية!

كيف يمكننا التخطيط بشكل أكثر واقعية , وتجنب القوائم الطويلة جداً؟ يمكن أن يساعدك تقسيم الوقت إلى كتل في القيام بذلك.

إذا ماهو تقسيم الوقت إلى مجموعات وكتل بالفعل؟

يقول بعض خبراء الإنتاجية أن التقويم مخصص فقط للاجتماعاتك والأحداث المهمة في حياتنا مثل اجتماعات العمل أو مواعيد الطبيب. ولكن مؤخراً هناك المزيد والمزيد من الأشخاص يروجون لاستراتيجية مختلفة وهي استخدام التقويم أيضاً لتقسيم الوقت ووضع المهام اليومية المختلفة به.

من خلال هذه التقنية الفعالة يتم القضاء على الانحرافات عن مهامنا في يومنا عن طريق زيادة التركيز , بحيث يتم تقسيم يومك إلى كتل والعمل على مهمة محددة وبالتالي زيادة إنتاجيتك.

لقد كنت أعمل على هذه التقنية أسبوعياً ويومياً خاصة في الأيام التي يكون فيها لدي الكثير من الأنشطة وأحتاج إلى التركيز على كلٍ منها.

عادة ما أقسم الصباح إلى كتل نصف ساعة والمساء إلى كتل مدتها ساعة واحدة. وبهذه الطريقة تمكنت من إنهاء مهام مختلفة مكرساً نفسي بطريقة مركزة.

من الفوائد التي يمكنك تحقيقها باستخدام هذه التقنية:

• روتينك يصبح منظم بشكل أكبر. وتصبح أكثر تركيزاً على كل مهمة.
• ولا تنس القيام بالأشياء الصغيرة حيث يتم تسجيلها في فترة زمنية محددة.
• ويمكنك تحقيق التوازن بين حياتك المهنية أو العملية وحياتك العائلية.
• يمكنك أيضاً تقسيم المهام الخاصة بك وفقاً لأولوياتها.
• ويمكنك قضاء المزيد من الوقت في فعل ما تحب أكثر.

عندما أقوم بإعداد قائمة المهام التي يجب أن أقوم بتنفيذها على مدار اليوم فإنني أقوم بذلك بناءً على التقويم الذي يحتوي على الوقت المقسّم إلى كتل وبهذه الطريقة يمكنني التحكم بشكل أفضل في وقتي وبالتالي يمكنني إنهاء أنشطتي بشكل أسرع. هذا يعني أن قائمة المهام اليومية الخاصة بي تقتصر على الوقت المتاح لدي فقط في تقويمي.

كيف تبدأ باستخدام تقسيم الوقت إلى كتل؟

1. قم بعمل قائمة بالأشياء التي عليك القيام بها. أقترح عليك بالبدء بالعصف الذهني لكل ما تريد القيام به جنباً إلى جنب مع الأهداف التي حددتها لكل يوم. وفكر في الأولويات المختلفة لديك: المنزل والعمل والأسرة وبالطبع نفسك. وبعد القيام بتحديد المهام , قم بتخمين الوقت الذي ستستغرقه لاكمالها.
2. فكر في الوقت الذي تريد أن تبدأ فيه وتنهي أنشطتك كل يوم. فكر الآن في مقدار الوقت الذي يجب عليك القيام به لكل ما تحتاجه. اكتب خطة أو استخدم دفتر ملاحظات لإنشاء مخطط بالأوقات التي ستحدد فيها أنشطة اليوم.
3. راقب الأحداث والأنشطة المجدولة مسبقاً في جدول أعمالك الأسبوعي. وقم بعدها بملء جدولك بالأنشطة المحددة مسبقاً وقم بحجز الوقت في الجدول باستخدام الألوان حتى تعرف أنه مشغول. (على سبيل المثال: لديك موعد طبيب أو محاضرة معينة فلا يمكنني كتابة أي مهام في تلك المساحة المخصصة لموعد الطبيب أو المحاضرة فلذلك أقوم بتحدد ذلك الموعد بلون معين لكي أعلم أنني لا استطيع جدولة أي مهام في ذلك الموعد).
4. بعد ذلك املأ الفراغات - الفراغات المتبقية بعد وضع الأنشطة المجدولة سابقاً في الخطوة السابقة - بالعناصر التي كتبتها في القائمة من الخطوة الأولى. تذكر أن تضع أهم الأنشطة في بداية اليوم. وتحديد الأنشطة التي تستغرق وقتاً أطول في الوقت الذي تشعر فيه بأكبر قدر من الإنتاجية.
5. اضبط خططك في نهاية اليوم من خلال إجراء تقييم لجميع الأنشطة واكتب أي تعديلات أو تغييرات تحتاج إلى إجرائها في اليوم التالي. قد تحتاج إلى تعديل مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة معينة.

بعض النصائح التي يمكنني تقديمها لك عندما تقوم باستخدام هذه التقنية:

قم بتجميع المهام المتشابهة والتي لا تستغرق وقت طويل لأدائها. على سبيل المثال: يمكن تجميع الرد على الرسائل أو إجراء المكالمات ضمن مجموعة "الاتصال والتواصل" بحيث يمكنك تخصيص كتلة من ساعة واحدة للعمل في مثل هذه المهام.

قم بتضمين أوقات الراحة وحتى أمور تتعلق بالتنقلات (المواصلات). لأننا نميل إلى نسيان أشياء مثل الوقت الذي نقضيه في التحركات أو الوقت الذي يستغرقه الاستيقاظ والاستعداد للقيام بالمهمة الأولى في قائمتنا. فكر في كل هذه الأشياء.

استعد لما هو غير متوقع فالتخطيط لا يعني أننا غير مرنين. تمر الحياة وتحدث أحداث غير متوقعة. اترك لديك مساحة خالية في التقويم الخاص بك لتحريك الأشياء وتكون قادراً على الاستجابة لحالات الطوارئ. حدد الأولويات (ربما بعلامة النجمة) لمعرفة الأشياء التي يمكنك تحريكها والتي لا يمكنك تحريكها.

إذا كان تخصيص وقت محدد لكل مهمة يبدو صعباً بالنسبة لك فحاول استخدام هذه التقنية فقط لمعرفة عدد الأشياء التي يمكنك القيام بها في اليوم ولكن دون تحديد الوقت الذي ستقوم به بالضبط. يمكن أن تساعدك هذه التقنية في أن تكون واقعياً لمعرفة ما يمكنك تحقيقه في يوم واحد عن طريق إجبار نفسك على معرفة الوقت الذي يستغرقه كل شيء والوقت المتاح لديك.

من مزايا هذه التقنية أنها:

تحد من كمية أو عدد الأشياء في قائمة المهام الخاصة بك لأنها تجبرك على التعامل مع الوقت المتاح لديك والوقت الذي سيستغرقه كل شيء.

تقضي على الشعور باتخاذ القرار اليومي بما يجب فعله. فهي تحدد مسبقاً ما هي المهام الذي يجب فعلها وفي اليوم فقط تقوم بالتنفيذ.

يمكن أن تزيد من إنتاجيتك إلى الحد الأقصى من خلال إجبارك على القيام بما يعرف باسم "إعداد النية" فلقد أظهرت الدراسات أنه إذا حددت متى وأين وكيف ستحقق أهدافك، فمن المرجح أن تحققها.

إذا كنت جاداً فعلاً بشأن عملك أو دراستك وترغب في تحقيق نتائج رائعة فيجب أن تقلق بشأن الوقت الذي تخسره دون أن تدرك ذلك.

إذا كنت تريد أن تقتصر على عيش حياة "طبيعية" فربما لا يكون كل هذا ضرورياً ويمكنك السماح لنفسك بإضاعة وقتك دون أن تكون على دراية بذلك.

كبداية بسيطة.. قم بالبدأ بالتخطيط ليومين وركز على ثلاث كتل زمنية في كل يوم تكون فيها مهامك الأكثر أهمية وإذا وجدت نفسك مرتاحاً باستخدام هذه التقنية فقم بتخطيط اسبوعاً كاملاً مسبقاً.

لا تضيعوا وقتكم وقوموا باستخدام هذه الأداة لتكونوا أكثر إنتاجية معي أنا , محمد خالد.

ودمتم بكل خير أيها المنتجين ويمكنكم متابعتي على منصة انستغرام وسأكون مسروراُ إن قمنا بالتواصل مع بعضنا البعض والمضي قدما في رحلتنا نحو الإنتاجية.