تخلص من أزمة كثرة المهام وبعثرتها

" إذا كنت تقيس النجاح بعدد الساعات التي تقضيها في العمل فانت مخطئ. لأن النجاح هو أداء العمل الموكل إليك في الوقت المحدد "

‎عندما يصل بك الحال إلى فقد السيطرة على المهام والأعمال المناطة بك وكثرتها وبعثرتها فأنت هنا دخلت في أزمة، وحتى تديرها بشكل صحيح وتخرج منها لابد أن:

1. ‎تتوقف قليلاً وتنظم تفكيرك وتصفي عقلك، لتستخدم مصطلح " Hold " أي علق كل شيء .
2. ‎قم بتجميع كافة المهام المعلقة والمتلاحقة والغير منجزة وضعها أمامك ويمكنك تدوينها على أجندتك أو قائمة المهام باستخدام تطبيق "Google Keep " أو ملف خاص بالمتابعات.
3. ‎حدد التزاماتك وقرر ما يجب عليك إتمامه أولاً.
4. ‎ سجل جدول بأعمالك بتوقيت زمني بناءً على النقطة (3) أعلاه ورتب الأعمال حسب الأوليات وثم ابدأ بالعمل من جديد.

وكما قال مارك توين: "السر في تحقيق الهدف الكبير هو تحقيق الهدف الصغير، وسر النهاية هو البداية، وسر البداية هو تجزئة المهام الكبيرة إلى أجزاء صغيرة، ثم العمل على أصغرها وأسهلها وأولها. يجب أن نبدأ لكي ننجز".

• هذا المقال يحتوي على العديد من الأفكار الشخصية من واقع وخبرة عملية مجربة لتعطي نتائج باهرة في الإنجاز

بعد أن قمت بتدوين جميع المهام والأعمال المناطة بك إليك هذه المنهجية في تنظيم وترتيب أعمالك بحرفية كمايلي:

كيف بإمكان رائد الأعمال إدارة وقته؟

أولاً: فرز الأعمال

قم بفرز الأعمال والمهام إلى:

1. جدول الأعمال الثابتة:
2. تضع فيه جميع الأعمال والمهام التي لابد أن تقوم بها بشكل دوري وثابت ويقسم إلى:
3. الأعمال اليومية الثابتة.
4. الأعمال الأسبوعية الثابتة.
5. الأعمال الشهرية الثابتة.
6. الأعمال السنوية الثابتة.
7. جدول الأعمال العام المتجدد:
8. تضع فيه جميع الأعمال التي تطلب منك وتستحدث باستمرار وغير موجودة في الأعمال الثابتة من خلال مراجعة البريد الإلكتروني والمهام التي تصل في البريد الورقي وعن طريق الهاتف ومن الخطة الإجرائية الموضوعة وتقسّمه إلى:
9. المهمات الأنيّة الملحة: وهي المهام التي لابد من إنجازها خلال اليومين القادمين كحد أقصى.
10. المهمات الأنيّة: وهي المهام أو الأعمال التي يجب إنجازها خلال أسبوع كحد أعلى.
11. المهمات القادمة: وهي المهام والأعمال التي يمكن إنجازها بعد أسبوع فأكثر .

ثانياً: مراجعة الجدول اليومية

في بداية كل يوم عمل قم بالرجوع إلى جدول الأعمال الثابتة لترى ماذا عليك أن تنجز من أعمال في هذا اليوم لتضعها في جدول أعمالك اليومي وكذلك الرجوع لجدول الأعمال العام المتجدد لترى ماذا يجب عليك أن تنجزه اليوم وتضعه في الجدول اليومي أيضاً.

وبعد وضع جدول أعمال اليوم أعلاه وتباشر بإنجازه، ستستجد بالتأكيد أعمال جديدة .. هنا تقوم بوضعها على جدول الأعمال العام المتجدد وتصنفها حسب الأقسام الثلاثة أعلاه، أما إذا كانت مستعجلة أو إنجازها لا يحتاج أكثر من 10 دقائق فيتم وضعها في جدول أعمال اليوم لإنجازها مباشرة ، مع مراعاة ألا يتكرر ذلك أكثر من مرة خلال اليوم.

وهذا الجدول يفضل أن يتم تحديثه كل نهاية أسبوع عمل لتبقى على سيطرة كاملة على هذه المهام وإنجازها في الوقت المحدد.

ثالثا: مراجعة الجدول الأسبوعية

1. قم بمراجعة جدول الأعمال العام المتجدد كاملاً في نهاية كل أسبوع للتحديث وحذف المهام المنجزة.
2. قم بمراجعة جدول الأعمال الثابتة بشكل متقطع كل 3 شهور، فيمكن حذف مهام أو إضافة مهام أو تعديل وقت إنجاز مهام حسب المتغيرات .
3. وثق جدول الأعمال والمهام التي تقوم بها فيمكنك استخدام" Google Keep" في ذلك فهو برنامج شامل أو أجندة ثابتة بهدف عمل تقارير كل شهر مثلا بعدد المهام التي قمت بإنجازها ورفعها للإدارة الأمر الذي سيظهر حجم عملك المتميز .
4. ألزم نفسك بإنجاز جدول أعمال اليوم الذي قمت بوضعه ولا تسمح للمقاطعات حتى لا تكون جزء من خطة الآخرين وكن حازماً في قول "لا يوجد لدي متسع في جدول أعمالي لليوم".
5. البريد الإلكتروني هو وسيلة فعالة في إنجاز الأعمال فاستعن به باستمرار.
6. دون كل عمل ومهمة تطلب منك مباشرة على جدول الأعمال العام المتجدد ولا تقل سأتذكرها.
7. عند شعورك بفقدان السيطرة على المهام والأعمال نفذ مباشرة ما جاء في سطور المقال الأولى.

وأخيراً لا تبدأ يوم عملك دون جدول أعمال واضح، ولا تنهي يوم عملك دون أن تكون راجعت ما أنجزت في هذا الجدول . ( TO DO LIST)

بالتوفيق لنا جميعاً.