هذا ليس كلامي، بل هي مقولة الرئيس الأمريكي الرابع والثلاثين دوايت ديفيد أيزنهاور.
" قلما يكون الأمر المهم مستعجلا، وقلما يكون الأمر المستعجل مهما"
معظمنا قد يُعاني أحيانًا من هدر الوقت وضياعه بدون أن يشعر، مما يؤثر على إنتاجيته و جودة عمله في أي شيء يفعله، ومن أبرز الطرق الشهيرة التي نلجأ إليها هي كتابة المهام والأهداف التي نريد تحقيقها، ولكن هل الأمر يكمن في كتابة المهام واحدة تلو الأخرى ثم التنفيذ؟ خاصة مع تنوع أساليب كتابة المهام واختلافها مما يجعل بعضها ينجح والأخر يفشل.
فإذا كانت مشكتك تكمن في التخطيط لأولوياتك وترتيب مهامك ففي هذه التدوينة سأريك خطوة بخطوة كيفية تخطيط الأولويات بإستخدام ما يسمى بمصفوفة ايزنهاور من أجل To Do List أكثر دقة وفعالية وإنجاز.
كيف أخطط لأولوياتي بإستخدام مصفوفة ايزنهاور؟
مصفوفة الهام والعاجل كما يسميها البعض هي مصفوفة من مستويين (كما في الصورة).
المستوى الأفقي يرتب المهام حسب درجة حساسيتها للوقت والمستوى الرأسي يرتب المهام حسب درجة أهميتها.
تستخدم المصفوفة لحصر المهام المطلوببة في 4 مناطق مختلفة في درجات الوقت والأهمية. تساعدك هذه 4 مناطق عى ترتيب أولوياتك وتضع لك ما يشبه خريطة طريق مصغرة لكيف يجب أن يسير يومك.
المصفوفة لا تحتاج سوى دقيقتين لحصر مهامك وترتيبها حسب أولوياتها .
القسم الأول : هام وعاجل :
(مربع الأزمات)
مهام ستقوم بها على الفور.
(هي مساحة الخطر التي يجب عليك القيام بما فيها من مهام أولا) .
مثال :
- ميعاد نشر محتوى أو تدوينة
- موعد اجتماع
القسم الثاني : هام وليس عاجل :
(مربع المستقبل)
المهام التي ستقوم بجدولتها لاحقا.
يكتب في هذه الخانة ما يصنف أنه يساعد في بنائك أنت.
مثال :
- تعلم الجرافيك ديزاين
- الزيارات العائلية
القسم الثالث : عاجل وليس هاما :
(مربع الخداع)
وهي المهام التي يجب حدوثها ولكن ليست بقدر الأهمية التي تجعلك تقوم بها أو تشرف عليها بنفسك.
الإجراء الأمثل في هذه الحالة هو إما إرجاعها إلى ما بعد الإنتهاء من مهام القسم الأول أو تفويضها لأشخاص آخرين للقيام بها.
مثال :
- تحضير حقائب السفر
القسم الرابع : ليست عاجلة وليست هامة :
(مربع الهلاك)
المهام التي ستزيلها.
كل ما يوضع في هذه المساحة غالبا من مهلكات الوقت ولذلك وجب إلغائها تماما لتفريغ الوقت لإنجاز أعمال مهمة.
مثال :
- مشاهدةالتلفزيون
تشترط مصفوفة أيزنهاور أن لا تزيد المهام تحت كل خانة عن 10 مهام، ولا يتم إضافة مهام جديدة إلا بعد إنها المهام التي تم كتابتها.
كذلك لابد من وضع موعد محدد لكل مهمة مكتوبة، ويجب الإلتزام بهذا الوقت المجدول لإنجاز المهمة وإتاحة الفرصة لإنجاز المهام الأخرى.
ما رأيك في مصفوفة أيزنهاور؟ وهل سمعتَ بها من قبل؟
وما هي الطريقة التي تتبعها في كتابة المهام وتحديد الأولويات وتُعطيك نتائج إيجابية في التنفيذ؟
التعليقات