كيف تكون أكثر إنتاجية وتنجز الأمور بشكل أكثر فعالية
أن تكون أكثر إنتاجية يُفهم عمومًا على أنه إنجاز المزيد من الأشياء في وقت أقل. نحن بالتأكيد نحب هذا الشعور بأنك نحلة مشغولة. ومع ذلك ، هل أن تكون أكثر كفاءة يعني أيضًا أن تكون أكثر إنتاجية؟ وفقًا لتشارلز دوهيج ، مؤلف كتاب "Smarter Faster Better" ، فإن تحقيق إنتاجية أعلى يتعلق باتخاذ خيارات بطرق معينة تحول المرء من مجرد الانشغال إلى تحديد الأولويات ومعالجة الأشياء ذات القيمة العالية.
إن إنجاز الأشياء الصحيحة في الوقت المناسب يجعل المرء أكثر إنتاجية. لا تعتبر خيارات سير العمل الفعالة والمنهجية ذات قيمة في مكان العمل فحسب ، بل إنها توفر أيضًا العديد من الفوائد في الحياة الشخصية.
"بمجرد أن تتقن الوقت ، ستفهم مدى صحة أن معظم الناس يبالغون في تقدير ما يمكنهم تحقيقه في عام واحد - ويقللون من شأن ما يمكنهم تحقيقه خلال عقد من الزمن!" (توني روبينز)
سيعلمك هذا البرنامج التعليمي حول كيفية أن تكون أكثر إنتاجية التقنيات الأساسية لإدارة وقتك ومهامك بشكل أفضل. تسمح لك المفاهيم مثل قاعدة 80/20 أو مصفوفة أيزنهاور أو قاعدة الخمسة بتحديد أولويات أهدافك وتصبح أكثر إنتاجية في حياتك اليومية.
كيف تكون أكثر إنتاجية - نظرة عامة
الرجاء طرح السؤال التالي على نفسك: هل حققت (مؤخرًا) شيئًا ذا قيمة مع تأثير قابل للقياس؟ للإجابة عليها بدقة ، ستحتاج إلى أهداف محددة مسبقًا.
حدد الأهداف
من أهم الأولويات لتكون أكثر إنتاجية هو وضع وتحديد أهداف قابلة للتحقيق وقابلة للقياس. بمجرد تحديد الأهداف بنهج واقعي ، يجب التركيز على النتيجة الأساسية للهدف. يمكننا أيضا أن نسميها بيان المهمة.
بيان المهمة - هذه هي النتيجة الأساسية لأهدافك المستهدفة. إذا تم إنشاؤه ، سواء كان مكتوبًا أم لا ، فسوف يضمن لك الحفاظ على شغفك بهدفك. سوف يبقيك متحمسًا طوال عملية سير العمل وينشطك أيضًا في الأوقات الصعبة. بدون مهمة ، قد نفقد بسهولة وجهة نظرنا حول ماذا ولماذا بدأنا.
تحديد أولويات المهام
يعد إعداد سير العمل الصحيح لتحقيق هدف أو عدة أهداف أمرًا ضروريًا ويجب إعطاء الأولوية للمهام الصحيحة بمجرد أن تكون المهمة واضحة. يجب إعطاء الأولوية لأي إجراءات قابلة للقياس لتجنب إضاعة الوقت. ستساعدك أدوات W الثلاثة هذه في تحديد أولويات مثل هذه المهام.
ثلاثة W's - ماذا ومتى ولماذا سيساعد في تحديد أولويات المهام في سير عملك. ما يجب القيام به؟ متى تفعل ولماذا تفعل سيجعلك قادرًا على تولي الوظيفة المناسبة في الوقت المناسب.
نقاط القوة والضعف - لا يمكن لأي شخص أن يكون متعدد المهارات. تتيح لك معرفة نقاط قوتك وضعفك الاشتراك بثقة في تلك المهام التي يمكنك إكمالها بالنتيجة الصحيحة فقط. قد يكون من المفيد أحيانًا أن تقول " لا " للمهام التي لا تثيرك. هذه المهام قد تشتت انتباهك أو تخرجك عن المسار الصحيح. تعلم أن تقول " لا " سيشكل قدرتك على تفويض المهام للآخرين.
تفويض المهام - من الأهمية بمكان معرفة أنه لا يمكن تحقيق الأهداف الأكبر بنجاح بدون التعاون. حاول تطوير جودة القيادة الأساسية ، أي القدرة على تفويض المهام ، لتحقيق مهمتك.
تنظيم - بعد تحديد الأولويات لكل مهمة ، قم بتنظيمها لإنشاء سير عمل. قد ترغب في إكمال المهام السهلة أولاً أو تفضل البدء بمهمة صعبة. في حين أن الأمر متروك لك ، تأكد دائمًا من أن المهام التي لها تأثير كبير على أهدافك هي الأولى.
الاستعداد - طور عادة لإنشاء جدول يومي وأسبوعي لجميع المهام. علاوة على ذلك ، جرب تسجيل الوقت بأكبر عدد ممكن من الواجبات لقياس كفاءتها. أخيرًا وليس آخرًا ، تساعد جولات المراجعة والتعليقات الأسبوعية على تحسين سير عملك بشكل أكبر.
كيف تكون أكثر إنتاجية - 5 تقنيات
تحديد الأولويات هو بالتأكيد عملية ذاتية. ومع ذلك ، يجدر تطبيق بعض التقنيات التي أثبتت جدواها والتي تساعدك في تحديد أولويات مهامك وتنظيمها.
1. قاعدة 80/20 (مبدأ باريتو)
وفقًا لقاعدة 80/20 ، فإن 80٪ من نتائج المشروع (الأهداف المحققة) تستند إلى 20٪ من الأسباب (الأصول). ومن ثم ، ركز على 20٪ من العوامل التي ستمنحك أفضل نتيجة.
قاعدة 80/20 مستمدة من عالم الأعمال حيث يأتي 80٪ من الربح من 20٪ من العملاء. كمبدأ عام ، حدد أفضل أصول المشروع سواء كانت عملاء أو أدوات أو موارد بشرية أو مادية أو منتجات وركز عليها لخلق أقصى قيمة.
هناك العديد من الأمثلة في جميع مجالات الحياة اليومية حيث يمكننا رؤية تطبيق هذه القاعدة. فكر في جميع الأنشطة التي نتبعها خلال دورة عادية مدتها 24 ساعة وستدرك أن 20٪ فقط هي التي تحدث فرقًا حقًا. النوم واحد منهم.
بالعودة إلى تحسين الإنتاجية ، فإن إكمال 20٪ من أهم المهام في مشروعك سيساهم بالتالي في 80٪ من النتيجة المرجوة. لذلك ، حدد أولويات المهام الأكثر تأثيرًا ، وراقب نتائجها ، وإذا أمكن الاستعانة بمصادر خارجية أو تفويض جميع الواجبات الأخرى.
2. قاعدة الخمسة
تم تطوير The Rule of Five بواسطة Joel Spolsky ، الرئيس التنفيذي لشركة Stack Overflow. القاعدة هي:
- العمل على هذه المهمة الآن
- العمل على هذه المهمة الآن
- العمل على هذه المهمة بعد ذلك
- العمل على هذه المهمة بعد ذلك
- في الواقع لن يعمل على هذه المهمة
وفقًا لهذه القاعدة ، أعط الأولوية لشيئين فقط في وقت واحد ولديك خطط للأمرين الآخرين. بالإضافة إلى ذلك ، لا تخطط لأية مهام يفترض الآخرون أنك ستقوم بها في المستقبل.
سيمنعك هذا من إثقال جدول عملك لأن التركيز على العديد من المهام في نفس الوقت لن يؤدي إلا إلى تقليل كفاءة مواردك العقلية. تؤدي المهام المتعددة بسهولة إلى تبديل التركيز كثيرًا وتؤدي إلى نتائج سيئة أو متوسطة.
3. مصفوفة أيزنهاور
هذا نظام مصفوفة لتحديد الأولويات ، طوره الرئيس الأمريكي الرابع والثلاثون دوايت دي أيزنهاور. يساعد على إبقاء المهمة الأكثر أهمية مرئية وذات أولوية. في بعض الأحيان ، قد تقع المهام المهمة تحت الرادار وتظهر فجأة أمامك بشكل غير متوقع ، مما يؤدي إلى الفشل أو الأخطاء.
كما هو موضح ، أربعة أرباع مع محاور الإلحاح والأهمية يتم تعيين قيمة رقمية لها. يتم تعيين المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا على رأس الأولويات.
- يتم إعطاء الأولوية للمهمة العاجلة ولكن الأقل أهمية.
- يتم إعطاء الأولوية للمهام التي ليست عاجلة ولكنها مهمة.
- الواجبات الأقل إلحاحًا أو المهمة تحصل على أقل أولوية.
من خلال تخصيص مهمة لربع واحد ، تساعد هذه المصفوفة في تسهيل عملية اتخاذ القرار أو حتى إزالتها وكذلك تقليل مخاطر الحمل الزائد العاطفي من تدفقات العمل الضيقة. سوف تستمر ببساطة في التركيز على المهام الأساسية.
4. إدارة الوقت - 5 تقنيات إنتاجية
كم ساعة تحصل في اليوم؟ سخيف. يحصل الجميع على نفس الـ 24 ساعة. ومع ذلك ، لماذا إذن لا ينجح الجميع بنفس القدر؟ هل لأنه لا يمكن للجميع أن يكونوا جيدين في إدارة الوقت؟
حسنًا ، أولئك الذين يعرفون قيمة وأهمية الوقت غالبًا ما يعلمون أنفسهم تقنيات فعالة لإدارة الوقت. ونتيجة لذلك ، يصبحون أكثر إنتاجية وحيوية ونجاحًا وأحيانًا أقل توتراً وإيجابية. يمكن للجميع تحقيق ذلك.
ومن ثم ، بعد تحديد أولويات عملك ، من المهم إدارة وقتك لإنجاز الأمور بشكل فعال. كنصيحة ، حاول تجنب تعدد المهام. سوف تجعلك أقل فعالية. فيما يلي بعض تقنيات الإنتاجية للمساعدة في تنظيم وقتك بشكل فعال.
4.1 تقنية بومودورو
هذه التقنية من قبل Francesco Cirillo ، تقترح 25 دقيقة من التركيز المستمر تليها 5 دقائق راحة. تبدو مهمة سهلة ، ومع ذلك ، ليس من السهل دائمًا الحفاظ عليها.
يمكنك تقسيم هذه التقنية إلى 5 خطوات بسيطة:
- اختر مهمة
- اضبط مؤقت 25 دقيقة
- اعمل حتى يرن بومودورو ثم ضع شيكًا
- خذ استراحة لمدة 5 دقائق (هذا هو الانتهاء من بومودورو واحد)
- خذ استراحة أطول كل 4 دورات بومودورو
تدرب على بضع جلسات بومودورو ثم حاول تطبيق هذه التقنية خلال يوم عملك بأكمله. التزم بالمؤقت . إذا توقف فإنه يتوقف وهذا يعني التوقف عما تفعله.
تذكر أن تأخذ قسطًا من الراحة من أجل إراحة عينيك وعقلك ولتتمكن من إعادة التركيز. الفكرة الكاملة وراء هذه التقنية هي التركيز الكامل على مهمة واحدة.
4.2 الملاكمة الزمنية
يقترح Time Boxing تنظيم جلسات عملك على نطاق أوسع. لا تقع في 60 أو 80 ساعة في الأسبوع. حدد نفسك بالعمل من 35 إلى 40 ساعة في الأسبوع. في النهاية ، أنت لست هنا للعمل لساعات طويلة ، فأنت تريد إدارة ووقت فراغ للاستمتاع بحياتك.
علاوة على ذلك ، يمكنك وضع قواعد لمشاهدة التلفزيون ، على سبيل المثال فقط في عطلات نهاية الأسبوع ، أو تصفح الويب ، على سبيل المثال عدم الاتصال بالإنترنت بعد الساعة 10 مساءً. الهدف هو الاستمتاع بالعديد من الأنشطة وتجنب وجود نشاط يتجاوز الآخرين. تساعد هذه التقنية على ضبط نمط حياة صحي ومتوازن والعيش فيه.
4.3 الخلط
يعد التجميع أحد أكثر تقنيات الإنتاجية شيوعًا ويسمح لك بتقسيم المهام المتشابهة وإعدادها وإنهائها في جلسة واحدة.
اجمع الأشياء معًا ويمكنك التركيز على جزء أكبر من العمل. حدد دائمًا وقتًا لمثل هذه الأنشطة المتكررة ، على سبيل المثال في الصباح الباكر عندما تشعر بالانتعاش.
إنها استراتيجية ذكية للتطبيق وسوف تقلل عدد المهام من قائمتك بسرعة. بحلول نهاية اليوم ، قم بإنشاء وجدولة الدُفعات لليوم التالي. أمثلة على المهام التي يمكن تقسيمها هي وسائل التواصل الاجتماعي ورسائل البريد الإلكتروني والإيصالات وملء النماذج أو جدولة الاجتماعات.
4.4 الإيقاع الفوقي
من المستحيل أن يكون لديك تركيز بؤري حاد بالليزر في جميع الأوقات. لا يوجد أحد فوق طاقة البشر (في وقت كتابة هذا التقرير) مع القدرة على التركيز دائمًا بأقصى كثافة.
هناك أوقات قد يكون لديك فيها تركيز قوي وسيكون هناك وقت تبدأ فيه ببساطة بفقدان الاهتمام بما تفعله في تلك اللحظة. حاول أخذ ذلك في الاعتبار عندما تتعلم كيف تكون أكثر إنتاجية.
حاول الاحتفاظ بسجل مكتوب لحالتك المزاجية والتركيز لمدة ثلاثة أسابيع تقريبًا. بعد ذلك الوقت ، ستتمكن من متابعة إيقاع جسمك الفائق السرعة ، وستحسن وقتك الإنتاجي وتفهم أوقات تعطلك بشكل أفضل.
تقترح هذه التقنية تعيين دورة من 90 إلى 120 دقيقة ستؤدي خلالها بأقصى إنتاجية. تليها فترة توقف مدتها 20 دقيقة. ومن ثم ، ينبغي جدولة المهام الأكثر أهمية في دورات إنتاجية الذروة. يجب إكمال الوظائف الأقل تعقيدًا في غضون 20 دقيقة.
فائدة أخرى هي أنه يمكنك الآن أن تقرر بشكل أفضل موعد عقد الاجتماعات ، أو ساعات الراحة ، أو استراحات القهوة ، أو الدردشة مع الزملاء والعملاء في إطار روتينك اليومي.
4.5 سامح نفسك
هذه واحدة من أهم نصائح الإنتاجية وغالبًا ما يتم إهمالها. لا تجبر نفسك على جدول زمني ضيق للغاية. أعلم أننا جميعًا نريد الوصول إلى مستويات أعلى والحصول على ترقية وبالتالي نريد أن نكون أكثر إنتاجية.
لذلك ، من الضروري أن تأخذ فترات راحة كافية أثناء العمل ، أو الذهاب في نزهة على الأقدام ، أو الذهاب إلى السينما أو القيام بأي شيء يريحك أثناء أوقات الفراغ. امنح نفسك وقتًا كافيًا للراحة والتعافي وإلا فإنك تخاطر بالإرهاق والنكسات المهنية حيث سيتأثر أدائك وإنتاجيتك.
لا تشعر بالذنب لأخذ استراحة لمدة 20 دقيقة وإكمال المهام ذات القيمة المنخفضة. هؤلاء سوف يعدونك لسباق الإنتاجية التالي. من المهم أن نفهم أن كل شخص يمر بأوقات أبطأ. إقبله. بالطبع ، استفد دائمًا بشكل كامل إذا كنت تشعر بأنك في حالة إنتاجية عالية.
تحسين الإنتاجية - الأدوات
سيساعدك استخدام أفضل أدوات وتقنيات الإنتاجية على أن تكون أكثر إنتاجية. يمكن العثور على التطبيقات والإضافات والأدوات على الإنترنت وغالبًا ما تكون مجانية للاستخدام.
التعلم - من الطرق الرائعة لتحسين الإنتاجية زيادة معرفتنا العامة وقدرتنا بشكل مطرد على أداء مهام عقلية معينة مثل الكتابة أو القراءة أو التعلم. يمكن للمهتمين التسجيل في فصول القراءة السريعة ، أو تجربة برنامج الكتابة ، أو محاولة التعلم بشكل أسرع.
علامة تبويب واحدة - التركيز القوي وغير المنقطع هو المفتاح في ساعات عملك الرئيسية للتحقق بكفاءة من العناصر الموجودة في قائمة مهامك أو إغلاقها. أثناء العمل ، يمكن للعديد من علامات تبويب المتصفح المفتوحة أن تشتت انتباهك. يساعدك One Tab ، وهو امتداد ، على التركيز على عملك. يقوم بإنشاء قائمة من خلال الجمع بين جميع علامات التبويب.
الإملاء - يفضل بعض الناس التحدث بدلاً من الكتابة أو الكتابة. يمكن أن تساعد برامج الإملاء في الحصول على المعلومات رقميًا بشكل سريع وموثوق. طريقة رائعة لتكون أكثر إنتاجية عندما يكون إدخال البيانات اليدوي شاقًا.
وقت الراحة - يؤدي فحص هاتفك مرارًا وتكرارًا خلال ساعات العمل إلى ضعف الإنتاجية. Offtime هو تطبيق لكتم الإشعارات أو لإنشاء فئات مثل المنزل ، والأسرة ، والعمل ، وما إلى ذلك ، باستخدام إعدادات محددة مسبقًا. كما يوفر لك بعض إحصائيات استخدام الهاتف ، والتي يمكنك استخدامها لتحسين إنتاجيتك بشكل أكبر.
Flipd - Flipd هي أداة تمنعك من استخدام الهواتف خلال ساعات ذروة الإنتاجية. يبدأ شاشة قفل مخصصة تعمل على إيقاف تشغيل جميع الإشعارات باستثناء جهات اتصال الطوارئ. لن تتمكن من الوصول إلى الهاتف قبل الوقت المحدد. إذا كنت تحب هذه الأشياء ، يمكنك أيضًا الانضمام إلى مجتمع Flipd لمواجهة تحديات الإنتاجية والتنافس مع المستخدمين الآخرين. أداة قد تبقيك بعيدًا عن هاتفك إذا كنت تكافح بخلاف ذلك.
Moment - هذا تطبيق آخر يفرغ شاشتك بما يتجاوز حد الاستخدام الذي تفرضه بنفسك ويذكرك بالاسترخاء في العالم الحقيقي. بالطبع ، لا يغلق خيارات مكالمات الطوارئ.
الحصاد - ستتبع هذه الأداة وقتك لكل مهمة. يمكنك تتبع وقت المهام المتكررة لتقدير كفاءتك بشكل أفضل. يمكن أن يساعد كثيرًا في تنفيذ تقنية الإيقاع فوق الرادي ويساعد على تعلم كيفية أن تكون أكثر إنتاجية.
Zapier - إنها أداة ستساعدك في أتمتة المهام المتكررة. يوفر لك الوقت عن طريق توصيل التطبيقات الموجودة على هاتفك معًا لأتمتة أشياء مثل إضافة جهة اتصال جديدة من الهاتف إلى Gmail ، وحفظ التغريدات على أوراق google ، وما إلى ذلك.
كيفية تحسين الإنتاجية - ملخص
من الآن فصاعدًا ، أنت الدافع وراء جهودك لتطبيق تقنيات إنتاجية فعالة. الإنتاجية شخصية. لمعرفة كيف تكون أكثر إنتاجية ، ستحتاج إلى فهم كيفية إنشاء وإدارة وتطبيق تركيزك على المهام الأكثر أهمية.
الأمر متروك لك. كن متحكم. حاول تطبيق المهارات والتقنيات الخاصة بكيفية تحسين الإنتاجية الموضحة في هذا البرنامج التعليمي. إذا كان لديك أي أسئلة ، يرجى طرحها في التعليقات أو إرسال بريد إلكتروني إلينا.
ما عليك سوى ممارسة تقنيات واستراتيجيات الإنتاجية المذكورة أعلاه بالطريقة التي تناسبك بشكل أفضل. يعتمد العثور على الطريقة الأفضل بالنسبة لك على تفضيلاتك وشخصيتك وقدرتك وحافزك وانضباطك الذاتي.
من خلال اعتماد بعض أو كل الاستراتيجيات ، ستتمكن من زيادة إنتاجيتك وإدارة وقتك بشكل أكثر كفاءة ، ليس فقط في العمل ولكن في الحياة اليومية أيضًا.
ما هي أفضل التقنيات لتكون أكثر إنتاجية؟ لا تتردد في مشاركة النصائح الخاصة بك أو إضافة اقتراحات حول ما يجب إضافته إلى هذا البرنامج التعليمي.
دروس: كيف ابدأ التعلم الذاتي او كيفية بناء عادات جيدة او الصحة العقلية
التعليقات