هل تفشل خططك لإنجاز مهمة أو لتحقيق هدف ما بسبب انتهاء الفترة الزمنية المتاحة؟ إليك 7 خطوات مُجَرّبة وفعّالة لتحقيق أهدافك بسهولة قبل المواعيد النهائية
الالتزام بإتمام المهام قبل المواعيد النهائية (the deadlines) دون تسويف مهم جدا لإتمام العمل المطلوب منك أو لتحقيق أهدافك، كبيرها وصغيرها. ومع ذلك ، لن تحقق النجاح من خلال جدول زمني غير واقعي ، أو من خلال تحديد مواعيد نهائية غير واقعية لكل مهمة في قائمة المهام الخاصة بك.
يجب أن تكون استراتيجيًا في تحديد المواعيد النهائية التي تمكّنك من النجاح.
ماذا أعني أن تكون استراتيجيًا؟ هذا يعني أن يمثل الموعد النهائي لإتمام كل مهمة دفعة للأمام ومحفز للاستمرار للوصول لإتمام العمل أو لتحقيق أهدافك. هكذا يمكنك البقاء متحفزا ومستعدا من خلال تسجيل انتصارات صغيرة على مدار الوقت. قد يكون الهدف الضخم الذي يقع علي بعد شهر متعبا أو يسبب لك الأرهاق كلما نظرت إلى الوقت اللازم حتي الوصول إليه.
على الرغم من أن فن الالتزام بالمواعيد النهائية (meeting deadlines) لا يزال أمرًا صعبًا بالنسبة لمعظم الناس للتغلب عليه ، يمكنك تعزيز قدراتك من خلال تعلم بعض الطرق العملية للوفاء بالمواعيد النهائية وانجاز أهدافك علي وقتها دون تسويف.
في البداية كانت عملية تحقيق الأهداف مشكلة تواجه الجميع بسبب بُعد نقطة البداية عن نقطة النهاية، إلي أن توصل علماء النفس إلي طريقة "تجزئة" خاصة، وهي تقسيم أهدافك أو العمل المطلوب منك إلى خطوات قابلة للتنفيذ، ومن ثم يكون لكل خطوة "موعد نهائي" ، حيث يمكنك الوفاء بالمواعيد النهائية بسهولة لتحقيق اهدافك بسهولة.
أن يكون لديك خطة زمنية واضحة بأهداف واقعية - أعني بذلك جميع أهدافك العملية والشخصية - هو أمر مفروغ منه ، حيث لا يمكنك التقدم في حياتك العملية المهنية أو الشخصية دون وجود خطة واقعية لجميع أهدافك. التعامل مع حياتك الشخصية بنظام كامل بسيط وغير معقد يضمن لك النجاح في جميع نواحي الحياة. لذلك كنت حريص علي أن يتضمن هذا المقال الجمع بين جانبي الحياة العملي والشخصي.
لماذا من الضروري الوفاء بالمواعيد النهائية ؟
فوائد تحديد وتخطيط المواعيد النهائية:
إنجاز المهمام
يُمَكّنك تحديد المواعيد النهائية من تَجنب نسيان بعض المهام التي ليس لها نقطة نهاية محددة. كما أنها تساعدك على معرفة اذا كنت تضيع الكثير من الوقت في مهمة ما.
تركيز الجهود والعمل بسلاسة
العمل بوجود المواعيد النهائية يسهل التعاون الفعال عندما يتعلق الأمر بتحقيق هدف مشترك. كما أنه يساعد في تنفيذ المشاريع المعقدة عن طريق تقسيمها إلى مراحل وخطوات بارزة.
إنشاء توقعات واضحة للمستقبل
تشير المواعيد النهائية إلي ما يجب القيام به والإطار الزمني اللازم لذلك. وهذا يساعدك علي التركيز و أن تكون مسؤولاً عن وقتك وعملك.
عواقب عدم الوفاء بالمواعيد النهائية:
على الرغم من كل هذه الفوائد ، فإن الفشل في الالتزام بالمواعيد النهائية يمكن أن يجلب بعض العواقب الوخيمة. تم طرد الكثير من الأشخاص الأكفاء من العمل لأنهم فشلوا في الوفاء بالموعد النهائي. يمكن أن يدمر عدم الوفاء بالمواعيد النهائية سمعتك وتحد من تقدمك المهني ، خاصة عندما يحدث ذلك بشكل متكرر.
على مستوى الشركات، يمكن أن تؤثر على سمعة المنظمة. ويمكن أن يؤدي أي تأخير إلى بند جزائي في اتفاقية أو تعاقد ، كما يمكن أن يؤثر أيضا على صافي ربح الشركة.
علي المستوي الشخصي، يمكن أن يؤدي ذلك إلي ضياع الكثير من فرص التقدم والنجاح و انتهاء حياتك العملية ، أو ان تضيع الكثير من الوقت لتندم فيما بعد على عدم استغلاله بالشكل الأمثل.
وهنا سوف أستعرض معك 7 طرق شاملة للوفاء بالمواعيد النهائية
لا يتقبل كل الناس الأمر بشكل طبيعي عندما يتعلق بالعمل الذي يجب أن يتم انجازه في وقت محدد. يتشتت البعض ، والبعض الآخر يماطل ، وآخرون لديهم ببساطة مهارات ضعيفة في إدارة الوقت. لذلك يجب عليك استخدام الطرق التالية للوفاء بالمواعيد النهائية (the deadline) وإنجاز المزيد من المهام وتحقيق الأهداف:
1- تقييم متطلبات المهمة
أول شيء يجب القيام به هو فهم متطلبات المهمة. اسأل نفسك عما يستلزمه ذلك العمل أو ما يلزم للإنتهاء من تلك الخطوة علي مسار انجاز هدفك. علي المستوي العملي يكون الشخص الذي عيّن لك الوظيفة أو المهمة قد أخذ في الاعتبار تعقيد المهمة (في معظم الأحيان). كذلك يجب عليك تقدير ما تتطلبه تلك المهمة قبل القيام بها.
وعلي المستوي الشخصي وعند وضع الإطار الزمني للمهمة يجب عليك الأخذ بعين الإعتبار المجهود والوقت والمتطلبات اللازمة للإنتهاء من تلك المهمة علي أكمل وجه.
علي سبيل المثال: هل يحتاج دراسة مادة علمية جديدة لتمويل معين ووقت فراغ مناسب؟ هل يجب عليك العمل فقط عندما تكون في حالة مزاجية مناسبة أم انه يجب عليك الانتهاء منه للإستفادة به في أخذ علاوة أو البحث عن وظيفة جديدة؟
2- تأمين الموارد الصحيحة
الخطوة التالية هي التأكد من أن لديك كل ما تحتاجه لإكمال المهمة خلال الوقت الزمني وحتي الموعد النهائي المحدد.
علي المستوي العملي: هل تتطلب المهمة التدريب أو البحث أو الدعم الفني أو الأشخاص أو المواد؟ إذا لم يكن لديك جميع الموارد المطلوبة ، يمكنك طلب تمديد الموعد النهائي.
على المستوى الشخصي: هل تحتاج المهمة لتخصيص موارد معينة كمساعدة شخص ما؟. هل تخلصت من جميع المعوقات أو المشتتات التي قد تجعلك في حاجة لمزيد من الوقت لانهاء المهمة؟. اذا كنت تعيش بمفردك سيكون الأمر سهلا لأنك ستتحكم في نفسك فقط، أما اذا كان لديك شريك في الحياة أو عائلة فيجب عليك اشراكهم في أو اطلاعهم علي مخططاتك منذ البداية، هكذا ستضمن دعمهم المستمر و عدم مقاطعتهم لك أثناء قيامك بالمهام اللازمة لتحقيق أهدافك.
3- تخصيص مساحة للاحتمالات
في بعض الأحيان ، لا تعمل الأشياء وفقًا للخطة. من المنطقي استباق المشاكل المحتملة. على سبيل المثال، قد يكون هناك طوارئ أو تعطل للمعدات أو المرض أو الحاجة إلى القيام بسرعة بمهمة عاجلة وهامة ، والتي قد تؤثر جميعها على جدولك الزمني.
لن يكون لهذه الاحتمالات تأثير كبير على جدولك الزمني عندما يكون لديك الوقت الكافي للنظر فيها في بداية المشروع. يمكنك إحاطة زميلك بالتغطية لك في حالة الطوارئ ، ولكن تأكد من امكانية تفويض المهمة إلى شخص آخر يمكنه القيام بها بدلا منك في الحالات القصوي.
انا شخصيا كنت أقع في هذا المأزق من وقت لآخر ، سواءا في العمل أو في الحياة الشخصية ، وكان الأمر يستدعي تعديل الخطة بشكل كامل ، ولكن عندما أخذت في الاعتبار منذ البداية وجود احتمالية لظهور تلك المعوقات من وقت لآخر تمكنت من تفادي الهدم الكامل للمخطط والبدء من جديد.
4- وضع خطة تفصيلية
يجب عليك إنشاء جدول شامل. إحدى الطرق للقيام بذلك هي عن طريق تقسيم المهام إلى خطوات وتحديد موعد نهائي لكل منها.
علي المستوي العملي ، ستدرك أنك بحاجة إلى وقت أطول مما يسمح به المشروع بأكمله. اعمل على توصيل هذه المشكلة إلى مديرك او شركائك بدلاً من الأمل في أن تسير الأمور على ما يرام.
وعلي المستوي الشخصي ، إذا تمكنت من ذلك في بداية وضعك لخططك الشخصية سوف تتجنب الاحباط والوقوع في مشكلة التسويف أو تغيير الخطط وكذلك عدم إتمامها لأنك لم تهتم بالتفاصيل بالقدر الكافي.
5- جهّز نفسك للوفاء بالمواعيد النهائية (the deadline)
أنت عامل أساسي عندما يتعلق الأمر بالوفاء بالمواعيد النهائية. تحتاج إلى معرفة كيفية إدارة نفسك للوفاء بالمواعيد النهائية. الالتزام بالمواعيد النهائية (the deadline) يتطلب الانضباط الذاتي ، والعادات الجيدة ، والتنظيم ، والعقلية الصحيحة.
إليك بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في إدارة وتجهيز نفسك للوفاء بالمواعيد النهائية:
تعلم أن تقول "لا" – في العمل" خذ الوقت الكافي لتقييم الموعد النهائي قبل أن تقبله. لا تشعر بالضغط لقول لا إذا كنت لا تستطيع التعامل معه. وفي حياتك الشخصية تعلم أن تقول "لا" للإغراءات المفاجئة حول الخروج للتنزه أو السهر عند أحد الأصدقاء أو لتضييع الوقت في اللعب والمسليات.
تغيير طريقة تفكيرك – تجنب وضع المواعيد النهائية وانت مستاء لمجرد أن ذلك ما يجب عليك القيام به. في المقام الأول ، يمكنك أن تفعل ما تريده بوقتك. ولكن يمكن للمواعيد النهائية أن تمكّنك من تحقيق هدف تتجاهله عادةً.
فصل "التخطيط" عن "خطوات التنفيذ الحقيقية" – وضع الخطة ليس جزءا من التنفيذ. لا تكون الخطة فعالة حتى تقوم بتنفيذها. بمجرد أن تضع خطة ، اذهب إلى التنفيذ!زيادة وقتك – القيام بمهام متعددة في نفس الوقت ليست طريقة فعالة. يُقال "Computers only are multitasking, not Humans" - الحاسوب فقط هو من يستطيع القيام بمهام متعددة في نفس الوقت وليس البشر. هذا يعني انه عليك إدارة وقتك بشكل صحيح حتى تتمكن من العمل بفعالية.
القضاء على العادات السيئة – إذا كنت خبيرًا في التسويف والمماطلة ، فتعلم كيفية معالجتها. تقسيم الأهداف إلي أجزاء صغيرة من أفضل الأفكار لتجنب التسويف. ابحث في الانترنت عن الطريقة الأكثر فاعلية لتجنب التسويف.
فكر بشكل إيجابي – علي المستويين الشخصي والعملي أنت المتحكم بشكل أساسي في وضع المواعيد النهائية غالبا ، والهدف من ذلك أنك تريد النجاح في كلا الإتجاهين. ذكّر نفسك دائما أن كل خطوة تقوم بتنفيذها هي نجاح في حد ذاته للوصول لجميع أهدافك.أعثر علي الدوافع الخاصة بك – كشفت دراسة حديثة أن تحديد المواعيد النهائية لا تكون محفزا فعالا لبعض الأشخاص [1]. إذا كنت واحدًا منهم ، ابحث عن ما يحفزك على العمل. هل هي مكافأة أم القيام بعمل جيد أو تقدير أو توفير الوقت للاستمتاع بما يثير اهتمامك أو تحقيق دخل اضافي؟
اجعل تخميناتك أكثر دقة – قد تكون مخطئًا بمحاولة تخمين الوقت الذي سيستغرقه إكمال المشروع. يمكن أن يكون التخمين مرهقًا أكثر عندما تقوم بمهمة جديدة. سيساعدك التدريب على المواعيد النهائية (the deadline) في النهاية على تحديد الوقت الذي تستغرقه مهمة معينة ، لذا كن صبورًا.
أو يمكنك الإستعانة بالعلم: كشف خبراء إدارة المشاريع عن استخدام معادلة معينة لتحديد الوقت الكافي لإتمام مهمة ما. المعادلة هي كالتالي:
الوقت المتوقع الأكثر تفاءلا + (الوقت المتوقع المتفق عليه X 4 ) + الوقت المتوقع الأكثر تشائما / مقسوما علي 6
بما يسمى معادلة تقدير الوقت ** ... لكل مهمة يجب تحديد هذه الأوقات: الوقت المتفائل (O) ، أسرع وقت يمكن إتمام المهمة فيه. الوقت المرجح (M) ، تاريخ التسليم المطلوب أو الوقت المرجح لإنهاء المهمة فيه ؛ والوقت المتشائم (P) أطول فترة زمنية يمكن إتمام المهمة فيه.
لمعرفة المدة التي سدتستغرقها المهمة بدقة ، أكمل هذه المعادلة ، حيث تمثل E الوقت المتوقع للانتهاء:
E = (O + 4M + P) / 6
اجعل الوفاء بالمواعيد النهائية عادة. يمكنك البدء بمواعيد نهائية أصغر: تنظيف الأسنان بحلول الساعة 6 صباحًا ، والتمرين بحلول الساعة 6:30 صباحًا ، وقراءة جزء من كتاب بحلول الساعة 12 ظهرًا ؛ وهكذا تطبيق نفس الاستراتيجية للقيام بمهام أكثر أهمية.
6- مساعدة الآخرين على الالتزام بالمواعيد النهائية
علي المستوي العملي هذا ينطبق في الغالب على المديرين. أنت تعرف من يمكنه الوفاء بالمواعيد النهائية ومن يحتاج إلى دعمك.
تذكر ، بمجرد تحديد المواعيد النهائية للآخرين ، فإنك تنقل المسؤوليات إليهم. ومع ذلك ، لا تزال بحاجة إلى دعمهم لتحقيق النجاح. على سبيل المثال ، حفزهم على إدارة الضغط الذي يأتي مع الالتزام بالمواعيد النهائية.
إذا كان ذلك ممكنًا ، اسمح لفريقك بتحديد المواعيد النهائية. وجدت الأبحاث أن السماح للعاملين لديك بإظهار المبادرة يمكن أن يحسن إنتاجيتهم [2].
إليك البطاقة الأخيرة التي يمكنك تجربتها أيضًا! حدد مواعيد نهائية مزيفة. أظهرت دراسة نُشرت في مجلة "أبحاث المستهلك" [3] أن المواعيد النهائية المحددة قبل تاريخ الاستحقاق الفعلي تحفز الناس على البدء بسرعة بدلاً من وقت لاحق ، الأمر الذي قد يفيد في تجنب التسويف والمماطلة. يمكنك إخبار فريقك أنك بحاجة إلى مُدخلاتهم قبل تقديمها النهائي.
وعلي المستوي الشخصي هذا ينطبق علي الذين يعيشون مع العائلة أو شريك الحياة. انت تحتاجهم أيضا أن يكونوا ناجحين. العيش مع أناس لهم نفس العقلية الإيجابية يكون عامل تحفيز أكبر لإتمام المهام في مواعيدها النهائية. المبادرة بتقديم المساعدة يمكنك من تحفيز العقل للاستمرار في العمل دون تسويف.
7- اعمل علي الحد من عواقب عدم الوفاء بالموعد النهائي
على الرغم من كل جهودك ، قد لا تزال تفشل في الوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك. في حالة حدوث ذلك ، استرخ وحاول قدر الإمكان التقليل من الضرر المحتمل. التواصل مهم للغاية عند العمل على مشروع. لا يمكنك الاكتفاء بالسكوت فقط وتوقع أن يفهم أصحاب المصلحة الآخرون. أثناء تقدمك في المهمة اعمل علي اكتشاف التحديات المحتملة منذ البداية التي قد تعطل خطتك وأظهر أنك تستعد للاحتمالات.
بعد ذلك ، إذا فشلت في الالتزام بالمواعيد النهائية ، سيفهم الآخرون وسيكونون على استعداد لمساعدتك. في هذه الحالة ، قم بإدارة المشكلات الحالية بأسرع ما يمكن والموافقة على الالتزام بجدول جديد. بعد ذلك ، راجع مشروعك لمعرفة ما حدث وكيفية منعه من الحدوث مرة أخرى.ومع ذلك ، فإن عدم الوفاء بالموعد النهائي قد يؤدي إلى عواقب وخيمة ، لذا كن حذرًا ! .
على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل كمستقل أو كجهة خدمية للعملاء ، يمكن للطرف الآخر إنهاء العقد وكتابة تقرير سيئ عنك. يمكن أن يؤدي عدم تحديد موعد نهائي إلى تشويه صورة شركتك أو الإضرار بسمعتها. هذا أحد الأسباب في أنك لا يمكنك عمومًا تخطي الموعد النهائي. تحمل المسؤولية وتوقف عن اختلاق الأعذار إذا كنت تريد إحداث تأثير. ركز على أهدافك وقم بإنجاز المهام.
وكذلك علي المستوي الشخصي ، يُقال أن "الإعلان إلزام". مشاركة الجميع هدفك كأن تقول لعائلتك او لشريك حياتك أو لأصدقائك مثلا سوف أنتهي من قراءة كتاب عن ادارة الأعمال بحلول نهاية الشهر. بمجرد الإعلان عن ذلك سوف تكون ملزما بشكل اجتماعي بالوفاء بما صرحت به أمامهم. سوف يساعدك ذلك أيضا علي تلقي المساعدة في حال احتجت إليها منهم.
الخلاصة
يتم تحديد المواعيد النهائية لتسهيل انجاز المهام والعمل السلس علي أي مشروع. التخطيط ووضع المواعيد النهائية يُمكّن الجميع من العمل على هدف مشترك. النجاح في شئ يتطلب الإلتزام ووضع الخطط الزمنية لإنجاز ما تقوم به.
كذلك، سوف تحتاج إلى تطوير العقلية والتفكير الصحيح لتصبح ناجحًا في الالتزام بالمواعيد النهائية . ضاعف وقتك وتذكر دائما أنه يمكنك القيام بأي شيء يحدده عقلك للقيام به. بمجرد أن تثق بنفسك وتدرب نفسك بالشكل الصحيح وتطور العقلية الصحيحة اللازمة لذلك ، ستجد أنك قادر على الوفاء بالمواعيد النهائية بشكل أكثر اتساقًا وفاعلية.
References
[1] Jstor: The Effect of Individual Perceptions of Deadlines on Team Performance
[2] SAGE Journal: Procrastination, Deadlines, and Performance: Self-Control by Precommitment
[3] Journal of Consumer Research: The Categorization of Time and Its Impact on Task Initiation
** Link: https://www.projectmanager.com/blog/time-estimation-for-project-managers#:~:text=The%20Time%20Estimation%20Formula&text=To%20figure%20how%20long%20the,%2B%204M%20%2B%20P)%2F6.
التعليقات