في هذه المدونة سنُعرّف بإيجاز التواصل الداخلي؟ ومن هو المسؤول عنه؟ وما هي وسائله وأبرز ممارساته ، وما فائدته للموظف والمؤسسة على حد سواء..
هل الاحتفال بالأيام العالمية والمناسبات الرسمية والإسراف في اجتماعات العمل هو كُل ما يحتاجه الموظف؟
هل هذا تعريف للمصطلح المنتشر حالياً " التواصل الداخلي" أم أن له أبعاد أكبر؟ و وسائل أكثر و وفائدة أعمق على المؤسسة والفرد؟ ..
في هذه المدونة سنُعرّف بإيجاز التواصل الداخلي؟ ومن هو المسؤول عنه؟ وما هي وسائله وأبرز ممارساته ، وما فائدته للموظف والمؤسسة على حد سواء..
الاتصال الداخلي باختصار
هو التواصل داخل المؤسسة أو الشركة وجماهيرها مثل: الموظفين وأصحاب المصلحة، والشركاء، والمساهمين، والموردين، والمجتمع.
ويهدف إلى التأثير على سلوكيات القوى العاملة من خلال إعلامهم وإشراكهم في تحقيق طموحات المنشأة، والتغلب على التحديات التي تواجهها.
كما يهدف إلى تشجيع الموظفين على مشاركة الخبرات من أجل التحسين المستمر.
أهمية التواصل الداخلي
دراسة توضح " 44% من الموظفين يشعرون أن المدراء لم يوضحوا معلومات كافية حول رؤية الشركة وأن 72% من الموظفين لم يدركوا كلياً استراتيجية الشركة"
عندما يكبر حجم المؤسسة، ويزيد موظفيها، تقتضي الحاجة أن يكون كل موظف لديه المعلومات الكافية عن رؤية الشركة و هدفها وكذلك مهام كل عضو في الفريق.
فهو الطريقة التي تتواصل بها مع موظفيك ولها تأثير هائل على إنتاجية وتجربة الموظف في العمل، وكذلك العمل الجماعي و له دور في دعم العلاقات بين الإدارة والموظفين، والثقة بين زملاء العمل، وتظهر من خلال اطلاع الموظفين على جميع المعلومات ومنحهم القدرة على المراقبة الذاتية.
وله أهمية داخل المؤسسات من خلال نشر ثقافة الترابط والتماسك بين الموظفين فمن الضروري الاهتمام بالتواصل داخل المؤسسة الإدارية مهما كان نوعه أو نمطه لضمان أداء مٌتقن هذا ما يمنح المشروع الاستقرار والوصول إلى الأهداف، والتواصل الداخلي يحتاج إلى مجموعة من الوسائل في نقل وتبادل المعلومات بين الموظفين سواء كانت وسائل شفوية مثل ( الاجتماعات - الندوات اللقاءات....الخ ) او الوسائل كتابية مثل (التقارير- الإعلانات الحائطية - المذكرات ....الخ ) وسائل الكترونية نذكر منها على سبيل المثال( الانترنت- البريد الالكتروني- ومواقع التواصل الاجتماعي.......الخ )
للمزيد من المقالات ذات الصلة اضغط هنا.
من المسؤول عن التواصل الداخلي؟
في المؤسسات الكبيرة ، يكون هناك قسم خاص للتواصل الداخلي لكن في الشركات الصغيرة ، فإن قسم الموارد البشرية هي المسؤولة عن استراتيجية التواصل الداخلي، وبعض الشركات تولي المهمة قسم العلاقات العامة.
وفي بعض المؤسسات تسمي مسؤول التواصل الداخلي بمسئول السعادة المؤسسية
تنبيه وفكرة: إرسال نشرة إخبارية شهرية إلى موظفيك لإبلاغهم بتحديثات الشركة أو خارطة طريق المنتج الحالي ما تعتبر حالياً أفضل طريقة لإيصال المعلومة لهم وإشراكهم بالعمل! جرب مثلاً أن تشارك محتوى مرئي مثل الرسوم البيانية أو مقاطع الفيديو لإخبار الموظفين والتفاعل معهم.
يؤثر التواصل الداخلي على جوانب عدة مثل:
إنجاز المهام اليومية
التواصل السريع بشأن المستجدات و التعاون بين الإدارات
التوافق الاستراتيجي داخل الشركة
السرعة في إتخاذ القرار
تحفيز الموظف وإنتاجيته
الكشف عن مواطن الضعف والمشكلات حال ظهورها
التعاون وتبادل الخبرات بين الموظفين بمختلف مناصبهم
سمعة الشركة
زيادة انتماء و ولاء الموظفين
وجد معهد ماكينزي العالمي أن إنتاجية الموظفين تزداد بنسبة 20-25٪ في المؤسسات التي يرتبط فيها الموظفون مع بعض.
تنبيه : مع ان البريد الإلكتروني يعتبر وسيلة أساسية من وسائل التواصل لمعظم الشركات، إلا أن زحمة البريد الوارد بالإشعارات المستمرة أو غير مهمة يمكن أن يؤثر على إنتاجية الموظف.
يقتضي التواصل الداخلي المثالي في :
•منح الموظفين فرصة وضع قرارات السياسة العامة، وتفعيل قنوات الاتصال المناسبة لهم.
•الاهتمام أكثر بأفكار ومقترحات الموظفين.
•التواصل مع الموظفين عن مستجدات المنشأة أولا بأول، ومشاركة الموظفين بالمعلومات الكافية عن تفاصيل العمل.
•تعزيز إدارة المشروع بتنمية العلاقات الودية مع الموظفين وتطويرها، لينعكس ايجابيا على قدراتهم وطاقاتهم الإبداعية.
•اختيار قنوات الاتصال المباشر بين مختلف الفئات في المنشأة من خلال اللقاءات والبريد الإلكتروني وغيرها.
•البرامج والملتقيات الاتصالية الترفيهية والتطويرية الدورية المختلفة.
•صناعة المحتوى الإرشادي والتعليمي الذي يُعلم الموظفين بأهداف وسياسات المنشأة وذلك من خلال نشر الرسائل الإخبارية أو رسائل البريد الإلكتروني أو النشرات، وتحديث لوحات النشرات أو تقاويم الأحداث وإنتاج المحتوى التحفيزي في وسائل الاتصال الرقمية.
متى تنشِئ خطة واستراتيجية التواصل الداخلي لمشروعك؟
ما في عدد مثالي من الموظفين بعدها يبدأ وقت بناء خطة تواصل داخلي. ومع ذلك، من المهم كتابة خطة والمحافظة عليها عندما يكون لدى مشروعك:
• طبقات الإدارة المختلفة
• مواقع أو أقسام عمل متعددة
• موظفين عن بعد
تساعد الخطة الرسمية في إبقاء الجميع على اطلاع وتجنب الثغرات في الرسائل الداخلية.
💡 حمل نموذج (خطة تنفيذية) لتساعدك على تنظيم و تنفيذ أهدافك وبدأ العمل عليها
في الختام، المهم هو أن يتسم التواصل الداخلي، مهما كان شكله ولغته، بالوضوح وأن يكون هادفاً ومتناسق ويغطي كل الجوانب والأحداث التي تتم في الشركة، وتشارك فيه كافة الفعاليات والجهات المهمة في العمل!
هل أول مره تسمع عن مصطلح التواصل الداخلي؟ نسعد بمعرفة رأيك عن الموضوع! شاركنا آرائك، وأفكارك، و تساؤلاتك أو خبرتك عبر التعليقات في الأسفل!
بالتوفيق سواء كنت موظفاً أم مديراً.
المصدر:
التعليقات