أهم العوامل والأدوات لنجاح الإجتماع عن بعد

أهم العوامل والأدوات التي تساعد الموظف لعمل إجتماع عمل عن بعد ناجح

أهم الأدوات التي يمكن استخدامها للتواصل والعمل عن بعد بالإضافة لأخلاقيات الإجتماع عن بعد في ظل الأوضاع الراهنة ومع الانتشار المتزايد لمرض الكورونا اعلنت العديد من الشركات في العالم عن ارسال موظفيها للعمل عن بعد من منازلها لتجنب انتشار المرض بين الموظفين ولضمان استمرارية العمل فيها ، شملت الاجراءات ايضا على ارسال طلبة المدارس والجامعات للدراسة عن بعد باستخدام منصات الدراسة الالكترونية حيث تعتبر هذه التجربة هي الاولى للبعض للعمل من مكان الراحة الخاص بهم.

بعد انتشار هذا الإجراء اصبح هناك حاجة لبعض الأمور التي تساعدك لتحضير الإجتماعات المرئية والصوتية لاتمام المهام مع فريق العمل بفعالية وانتاجية أكبر وإبقاء عمل الشركة في مساره الصحيح . تاليا أهم اسرار ادارة اجتماع ناجح عن بعد مع فريق العمل :

• التخطيط للإجتماع قبل البدء :

التخطيط دائما هو اهم عوامل النجاح لإدارة الاجتماع بنجاح والذي يبني ثقة عند فريق العمل بجدية الاجتماع خاصة عند تحديد الاهداف والمهام التي ستقوم بتوزيعها على فريق العمل اثناء الاجتماع . تأكد أيضا قبل البدء في الإجتماع من الأدوات والأمور التقنية التي تحتاجها مثل الكاميرا، السماعات، والإنترنت.

• تحديد الادوات المناسبة للتواصل:

في الوقت الحالي اصبحت التكنولوجيا في تطور مستمر لإيجاد حلول وادوات متعددة لحل المشاكل التي تواجه اصحاب العمل عند التخطيط والتظيم للعمل عن بعد، ويتطلب اختيار الاداة المناسبة ان يكون فريق العمل على معرفة كافية باستخدام الأداة للتواصل والاجتماع عن بعد حيث تعتبر الاجتماعات المرئية من انجح الطرق للحصول على نتائج ايجابية من الاجتماع، هذه بعض الأدوات التي تساعد على عقد اجتماعات فيديو وأهم خصائصها:

• زووم Zoom

اهم خصائص البرنامج:

1. يصل الى 100 مشارك في المجموعة
2. اجتماعات غير محدودة
3. عالي الوضوح للصوت والصورة
4. مشاركة شاشة الجهاز
5. ترتيب مواعيد الاجتماعات
6. انشاء مجموعات خاصة
7. ادارة المجموعة

• جوجل هانج آوت Hangouts

اهم خصائص البرنامج:

1. يصل الى 25 مشارك في المجموعة
2. محادثات بصيغة الصوت والصورة والكتابة
3. خاصية تسجيل الإجتماعات
4. تشغيل المحادثات باستخدام رزنامة جوجل Google Calendar
5. مشاركة شاشة الجهاز

• Whereby

اهم خصائص البرنامج:

1. يصل الى 4 مشاركين في المجموعة
2. ارسال رابط لحضور الاجتماع
3. خاصية إاغلاق غرف المحادثة
4. مشاركة شاشة الجهازسكايب Skypeاهم خصائص البرنامج:يصل الى 10 مشاركين في الاتصال المرئي
5. محادثات بصيغة الصوت والصورة والكتابة
6. خاصية تسجيل الإجتماعات
7. امكانية نشر مكان البث
8. محادثة مرئية تفاعلية
9. الاتصال المرئي عالي الوضوح

• البث المباشر عبر فيسبوك Facebook Live

اهم خصائص البرنامج:

1. بث يصل ل 4 ساعات
2. جدولة توقيت النشر
3. التحكم بطبيعة الأشخاص المستهدفين

• البث المباشر عبر يوتيوب Youtube Live

اهم خصائص البرنامج:

1. التحكم بجودة الفيديو
2. اضافة وقت لتأخير البث
3. اضافة اسئلة مباشرة من المشاهدين
4. إمكانية نشر البث الخاص
5. جدولة توقيت النشر

• بلو جينز BlueJeans

اهم خصائص البرنامج:

1. يصل الى 100 مشارك في المجموعة
2. خاصية مشاركة الفيديو
3. يدعم البث الثنائي
4. متوفر عبر الويب واجهزة الخلوي

• إختيار المكان المناسب

قبل البدء بالاجتماع يجب ان يتم اختيار المكان المناسب للإجتماع بعيدا عن الضوضاء او اي من عوامل التشتيت والتي من الممكن ان تعيق الإجتماع او تصرف انظارك عن أهم الأمور التي يتم مناقشتها في هذه الأثناء.

• ارتد اللباس المناسب

بالتأكيد العمل من المنزل ليس بالأمر البسيط، حيث يعتبر منطقة راحة بالنسبة للأغلب لذا يجب عليك إرتداء ملابس تناسب الاجتماع والإبتعاد عن ملابس المنزل المعتادة.

• التعامل مع الإجتماع كأنك في غرفة أجتماعات داخل الشركة

وذلك عن طريق باتباع اهم اخلاقيات التواصل داخل الاجتماع كتوثسق اهم نقاط الحديث التي تمت مناقشتها ليتم ارسالها في البريد الإلكتروني والرجوع اليها عند الحاجة، وان ان تدير الاجتماع بحرفية كإدارة الوقت عند النقاش والنزاعات بي أفراد الفريق ومنح فرصة الحديث للمشاركين بالتساوي وتوفير ادوات مشاركة الملفات المهمة لاتمام الاجتماع بنجاح.

عند اتباع اهم الأمور التي تم ذكرها ، يمكن لاجتماعاتك عن بعد أن تكون أكثر نجاحا وإنتاجية خاصة اذا قمت بإدارتها بكفاءة ومرونة. التكنولوجيا الآن تمنحنا خيارات أكثر فعالية لإدارة الاجتماعات عن بعد وهذا يساعد على فهم أهداف الشركة والعمل بإنتاجية أكبر من قبل فريق العمل وضمان استمرار مسار العمل بالشكل الصحيح دون انقطاع.