هل مللت من تنظيم وحضور اجتماعات فرق العمل ؟

برتوكولات لتنظيم اجتماعات فرق العمل لتصبح أكثر فائدة مع ضمان مشاركة جميع أفراد الفريق

الاجتماعات شيء لا بد القيام به في مختلف بيئات العمل، سواء كنت معلما، موظفا، مهندسا ،أم طبيبا لابد أنك قد حضرت وما زلت تحضر اجتماعات عدة،بل وربما كلفت بتنظيم وترؤس البعض منها.ينظر كثير من المشاركين في هذه الاجتماعات إليها على أنها كابوس ، ووجع في الرأس وشر لا بد منه.

في الكثير من هذه الاجتماعات يكون الملل هو المسيطر مما يؤدي إلى انصراف الحاضرين عن الانتباه إلى ما يقال في الاجتماع ،بل ربما انشغل الحضور بأشياء اخرى مثل هواتفهم وربما تظاهر البعض بأنه مهتم ومنتبه بينما في الحقيقة شروده جعله يحط على كوكب آخر!

المشاركة في هذه الاجتماعات قد تكون مقصورة على بعض الأشخاص الجديين بينما البقية يتصرفون وكأن الموضوع لا يعنيهم فيعزفون عن المشاركة ، أو ربما لا تتاح لهم الفرصة للتعبير عن آرائهم لاستئثار شخص أو أكثر بالحديث طوال الوقت المخصص للاجتماع، أو ربما يتم الاستهزاء والتقليل من قيمة ما يقدمون من أفكار لاختلاف الرؤى فيتراجعون عن المشاركة وإبداء الرأي فيما يحصل في الاجتماع.

من أجل جعل هذه الاجتماعات أكثر متعة وفائدة ، ولحث الجميع على المشاركة بها بشكل فعال ومنظم ،

ومن أجل إعطاء الجميع فرصة للمشاركة مع احترام جميع الأفكار المطروحة منعا لقتل الإبداع الذي يبدو في بعض الأحيان ضربا من الجنون،أقدم لكم بعضا من بروتوكولات اجتماعات فرق العمل من :

https://nsrfharmony.org/

قد يبدو لكم من عنوان الموقع أنها خاصة بالمدارس فقط ، حيث إن كثيرا من المدارس تستخدم هذه البروتوكولات لتنظيم الاجتماعات وفق الغرض المخصص لكل بروتوكول ، كما تستخدم كأنشطة صفية مع الطلبة، لكن يمكن الاستفادة من هذه البرتوكولات في جميع بيئات العمل ، ولقد استخدمتها مع سيدات أعمال وكانت النتيجة أكثر من رائعة.

البروتوكول الأول:

Chalk Talk Protocol- حديث الطباشير

الغرض:

من أجل القيام بصمت بالتأمل وتوليد الأفكار ، التحقق من التعلم ، تطوير المشاريع أو حل المشكلات.

لأنه يتم القيام ببروتوكول حديث الطباشير بصمت فإنه يمنح المجموعات مرونة في السرعة ، ويشجع على التفكير المدروس ، ويقلل من المخاوف التي كثيراً ما تشعر بها في المحادثات اللفظية.

الخطوات:

يرجى البقاء صامتا ونشطا وعدم الجلوس حتى يطلب منك ذلك.

- اقرأ السؤال بتمعن.

- يتم الرد على السؤال من خلال كتابة جميع التعليقات على الأوراق بدلاً من التحدث بها.

- عندما لا تكتب ، برجاء قف بعيدا عن الأوراق ، واقرأ تعليقات زملائك مع السماح للآخرين بمساحة للكتابة.

- الرد على التعليقات المكتوبة بالطرق التالية:

- إضافة الأفكار ذات الصلة أو المتناقضة إلى جانب التعليق الموجود: لحظات الإدراك.

- رسم خط يربط بين تعليقين متشابهين.

إضافة علامات تعجب ! ، النجوم - الوجوه المبتسمة :) ، +1 أو الصور التوضيحية الأخرى للتعليق.

- رسم صورة ترمز إلى ما يفكر / يشعر به المشاركون في البروتوكول.